Liian usein keskustelut etenkin uusien potentiaalisten asiakkaiden kanssa alkavat otsikon kaltaisen lausahduksen kanssa. Haluaisin kuitenkin esittää tässä postauksessa muutaman argumentin, miksi ihan täysin itse ei kannattaisi tehdä. Tapahtuma-alan ammattilaisen käyttäminen tapahtumissa on hyödyllinen ja loppujen lopuksi jopa taloudellinen ratkaisu. Ai miten niin? No antakaas kun avaan hiukan.
Tapahtuma-alan ammattilaiset eli me Satumaa Eventsillä tuodaan mukanamme ennen kaikkea osaamista, kokemusta ja kontakteja. Hän auttaa sinua välttämään sudenkuopat, jotka kokemattomuus valitettavan usein tuo mukanaan. Hän on työskennellyt useiden eri alihankkijoiden ja palveluntarjoajien kanssa ja tietää siksi keneen voi luottaa ja kuka tarjoaa korkealaatuisinta palvelua juuri sinulle sinun tapahtumasi tarpeisiin.
Se, että ottaa Satumaa Eventsin mukaan oman tapahtuman suunnitteluun ei tarkoita sitä, että yritys ei itse voi osallistua lainkaan tapahtumaan tuottamiseen – ellei toki näin nimenomaisesti toivota. Tapahtumia voidaan nimittäin järjestää kahdella eri tapaa: avaimet käteen tai niin, että yritys itse osallistuu toivomallaan panoksella tapahtuman järjestelyihin.
Ensimmäinen periaate eli avaimet käteen periaate tarkoittaa, että Satumaa Events huolehtii kaikesta tapahtumaan liittyen. Asiakkaan kanssa käydään perusteellinen aloituspalaveri, jossa käydään mahdollisimman yksityiskohtaisesti ja tarkasti läpi asiakkaan toiveet sekä tavoitteet tapahtumalle. Tämän jälkeen aloitamme itsenäisesti tapahtuman tuotannon ja asiakkaaseen ollaan yhteydessä vain silloin, kun on tarve varmistaa jokin oleellinen ratkaisu tapahtuman tuotannon suhteen, johon meidän valtuutemme eivät riitä.
Toinen ja sanoisin, että ehdottomasti myös se suositumpi vaihtoehto on, että yritys on mukana tapahtuman järjestelyissä. Todennäköisintä on, että kun järjestetään yrityksen henkilöstöjuhlaa, niin huvitoimikunta haluaa osallistua tekemiseen tai tärkeän sidosryhmätilaisuuden järjestelyissä haluaa yrityksen edustaja olla mukana valmisteluissa. Tällöin räätälöidään toimiva yhteistyö, jossa kaikki osapuolet ovat sopivassa määrin mukana ja päästään hyödyntämään kaikkien osaaminen. Näissä tapahtumissa meidän tehtävänä on olla varmistamassa, että tilaisuudesta tulee toimiva kokonaisuus, aikataulut pitävät, luvat ovat kunnossa ja ennen kaikkea tarjota asiakkaillemme hinta-laatusuhteiltaan parhaita ratkaisuja tapahtumaan tarvittavien palveluiden suhteen.
Monesti ulkopuolinen tapahtumatuotanto mielletään kalliiksi ja siksi päätetään toteuttaa tapahtumat täysin talon sisäisesti. Yleensä tähän valikoituu joku tietty henkilö vastuuhenkilöksi, jolla kuitenkin on oikeasti jokin aivan muu työ kuin tapahtumien järjestäminen. Haastankin yrityksiä pohtimaan tätä yhtälöä: jos tämä valittu henkilö kykenee tekemään tapahtuman omien tehtäviensä ohella, on hänen täysipäiväisessä työnkuvassaan oletettavasti hieman tarkistamisen varaa, sillä eihän täysipäiväisellä pitäisi olla ns. luppoaikaa tapahtumien järjestämiselle. Jos hän taas on täysin työllistetty jo lähtökohtaisesti – niin kuin oletettavaa on– niin hänestä tulee tapahtuman järjestämisen ajaksi esimerkiksi sairaslomalaiseen tai osa-aikaeläkkeellä olevaan verrattavissa oleva työntekijä. Hän nimittäin suorittaa omia töitään vajaalla liekillä ja ne joko kasaantuvat tai hän itse ylikuormittuu tekemällä liian pitkiä päiviä. Oli henkilön tilanne kumpi tahansa edellä mainituista, tulee muistaa, että hän ei ole myöskään tapahtuma-alan vaan oman alansa ammattilainen ja joutuu oletettavasti joka tapauksessa tekemään vielä hiukan enemmän töitä tapahtuman eteen kuin mitä vaikka meidän tuottajamme. Lopputulema – ainakin minun mielestäni – on se, että tapahtuma maksaa yritykselle edelleen melko paljon, nyt se vaan on ikään kuin näkymätöntä maksamista, kun rahaa menee palkoissa ja ylitöissä. Ymmärrän, että ajatuksena ”ulkopuoliselle maksaminen” on vieras, mutta uskallan väittää, että pitkässä juoksussa se on lopulta aina taloudellisin tapa.
Satumaa Events tuo asiakkailleen paljon apua tapahtuman tekemiseen. Yhdessä pystymme miettimään, miten tapahtuma tukee parhaiten sen toivottua tarkoitusta, myös bisnesmielessä. Olen urani aikana nähnyt paljon tapahtumia, joita on järjestetty ilman sen tarkempia tavoitteita tai tapahtuman jälkeistä mittaamista. Koen tämän erityisesti yritysten kannalta harmilliseksi, sillä tämä saattaa myös johtaa siihen, että tapahtumia ei voida enää järjestää, kun niiden hyötyä ei ole voitu näyttää mitattavuudella todeksi. On tärkeää asettaa tapahtumalle tavoitteita ja mitata niitä, se on iso osa koko tapahtumakokonaisuutta. Palaan tähän tulevaisuudessa blogissa!
Summa summarum: ammattilaisten käyttäminen on aina taloudellisempi vaihtoehto. Niin tehdään kaikilla elämän ja yritysmaailman muillakin osa-alueilla. Putkimies otetaan korjaamaan putkirikot, työterveyshuoltoon mennään murtuneen käden kanssa ja yrityksen kiinteistöt huoltaa alaan erikoistunut yhtiö. Miksi siis tässä tapauksessa kannattaisi tehdä poikkeus? Ole ainakin meihin yhteydessä tapahtumaa mietittäessä ja jutellaan yhdessä, millainen tuotantoratkaisu voisi olla teille sopiva ja ehkä saamme vakuutettua sinutkin siitä, että kyseessä on win-win tilanne. Me teemme työtämme ennen kaikkea siksi, että juuri sinunkin tapahtumasi olisi onnistunut kokonaisuus. Teemme työtämme suurella sydämellä, rakkaudesta lajiin ja saamme itsekin niin paljon siitä, kun näemme asiakkaidemme tyytyväisyyden valmiin tuotoksen äärellä.
Rakkaudella,
Pauliina
COO, Partner ja ennen kaikkea Tarinoiden Toteuttaja
