Näin juhannuksen kynnyksellä, kun koko maailma tarvitsisi saada valmiiksi on hyvä muistuttaa yhdestä asiasta. Pyhä kolminaisuus eli hyvää halvalla ja nopeasti on lähestulkoon mahdoton yhtälö – ellei puhuta pikaruokaketjuista. Kaksi on aina mahdollista saada, mutta kolmas kärsii. Halpaa saa kyllä nopeasti, mutta hyvää se ei ole. Nopeasti hyvä taas ei ole halpaa ja hyvää halvalla saa vain ajan kanssa.
Erityisesti haluaisinkin tarttua tuohon viimeisimpään: hyvää saa halvalla (tai ehkä käyttäisin sanaa kustannustehokkaasti) vain ajan kanssa. Tämä pätee erityisesti tapahtumien tekemiseen. Tällä hetkellä nousevana trendinä on näkynyt jo hetken aikaa lyhytjänteisyys. Tämä on ehdottomasti seurausta pandemiasta ja toivottavasti uusi trendi olisi pian poistumaan päin. Tapahtumia järjestetään nimittäin todella lyhyillä varoitusajoilla. Se onnistuu meiltä kyllä, ei huolta, mutta valitettavasti usein ratkaisuissa joudutaan päätymään vaihtoehtoon, jossa nopealla aikataululla tarjottu hyvä maksaa enemmän rahaa.
Halpaa nopeasti emme halua edes tarjota, koska niin kuin mainitsin, se ei ole hyvää eikä meidän toimintaperiaatteiden mukaista. Jos tapahtumien suunnitteluaikaa voitaisiin pikkuhiljaa pidentää ja tehdä suunnitelmia hieman pidemmällekin, on meillä paljon enemmän leikkikenttää, jossa temmeltää. Käytössä on laajempi alihankkijaverkosto, enemmän esiintyjä- ja juontajavaihtoehtoja sekä parempia tiloja ja cateringejä. Usein näissä on myös enemmän keskusteluvaraa hinnoissa. Voimme myös panostaa aivan eri tavalla vastuullisuuteen ja ympäristölle aiheutuvan kuorman keventämiseen, kun voimme rauhassa puntaroida vaihtehtomme. Kuulostaa aika hyvältä, eikö?
Paitsi, että tapahtumien suunnittelu hyvissä ajoin etukäteen saattaa tuntua taloudellisesti pelottavalta, mietitään usein myös, että tarvitseeko tapahtuman olla täysin valmiiksi suunniteltu kun se lyödään lukkoon tuotantotoimiston kanssa. Vastaus: ei tarvitse. Tapahtuma elää koko sen tuotantonsa ajan, usein vielä viimeisillä viikoillakin ja se on täysin normaalia. Suuret linjat on kuitenkin hyvä vetää jo hyvissä ajoin, jotta tapahtumasta varmasti saadaan juuri toivotunlainen ja mahdollisimman hyvin annettua budjettia vastaava. Mikään ei tunnu niin pahalta, kuin kertoa asiakkaalle, että suosikkivalokuvaaja on jo varattuna tai ettei toimarin lempikukkia saada näin lyhyellä varoitusajalla. Tai vaihtoehtoisesti kertoa jonkin palvelun olevan tuplaten kalliimpi, koska sen toteuttamiseen joudutaan aikapulan vuoksi tekemään erityisratkaisuita.
Jos siis et jää juhannuksesta lomille, niin suosittelen pistämään nyt jo syksyn tapahtumat mietintämyssyyn ja olemaan meihin yhteydessä. Tai jos jäät lomille tämän viikon jälkeen, mutta tunnet pienen piston sydämessäsi tämän tekstin jälkeen, niin huoli pois! Soita meille ja anna meille heads up. Me teemme merkinnän, aloitamme pohdintoja ja kun palaat lomilta, katsotaan tapahtumat hetimmiten kuntoon. Me ajattelemme aina asiakkaamme parasta ja siksi lujan lempeästi muistutamme aina näistä aikatauluista. Et ole hetkeäkään liian ajoissa, jos aloitat nyt pikkujoulujen suunnittelun!
Ihanaa joul.. eiku juhannusta kaikille!
Rakkaudella,
Pauliina
COO, Partner ja ennen kaikkea Tarinoiden Toteuttaja
PS. Satumaa Events päivystää koko kesän läpi, joten koska tahansa kun tuntuu siltä, niin laita sähköpostia tai soita.
