Paljon on kyselty, että mistä se tapahtuman järjestäminen koostuu. Ohessa esitelty tapahtuman järjestämisen vaiheet tiivistetysti antamaan hieman enemmän mielikuvaa siitä, miten me teemme tapahtumia teidän kanssanne.
1. Idea tapahtumasta syntyy
Ensimmäinen vaihe tapahtuman järjestämisessä on se, että edes ajatus tapahtumasta syntyy. Reittejä tähän on monia: yritys saattaa täyttää vuosia, on aika järjestää pikkujoulut tai vuosittainen asiakasseminaari lähestyy. Idea voi olla vain pieni ajatus tai jo pidemmälle edennyt suunnitelma, joka monistetaan aiempien vuosien perusteella. Joskus se on vain toive, että olisipa kiva järjestää jotain.
2. Kuka tekee?
Toisena on hyvä pohtia, kuka tekee tapahtuman. Kuka vastaa tapahtumasta sisäisesti? Halutaanko tapahtuman tekemiseen jonkin verran apua vai ulkoistetaanko tapahtuman tuotanto kokonaisuudessaan tapahtumatuotantotoimistolle?
3. Tapahtumatuotantokumppanin valinta ja tarjousvaihe
Seuraavaksi on aika valita kumppani jonka kanssa lähteä tapahtumaa tekemään. Satumaa Events haluaa olla kaikille nykyisille ja tuleville asiakkaille helposti lähestyttävä kumppani. Ole siis meihin matalalla kynnyksellä yhteydessä ja keskutellaan syntyneestä tapahtumaideasta. Briiffin eli asiakkaan antaman lyhyen ohjeistuksen jälkeen edetään tarjouksen laatimiseen. Tarjouksessa esitellään alustava budjetti tapahtumalle sekä konsepti-ideaa, kuten teemaa tapahtumalle
4. Tarjouksen hyväksyminen
Tarjous voidaan hyväksyä sellaisenaan tai siihen tehdään asiakkaan toivomia pieniä viilauksia. Tarjouksen hyväksyminen käynnistää itse tuotantoprosessin. Ennakkolasku toimii tapahtumanne varausmaksuna.
5. Tuotantovaihe
Tuotantovaiheessa keskitytään tapahtuman tuottamiseen eli tekemiseen. Aloitamme yhteisellä aloituspalaverilla, jossa sovitaan kullekin asiakkaalle sopivista tavoista edetä tapahtuman tuotannon kanssa sekä asetetaan tapahtumalle tavoitteet. Matkan varrelle tulee useampia välipalaverejä, sitevisit eli tapahtumapaikkaan tutustuminen, tapahtuman suunnitelmien hiontaa jne. Tuotantovaihe on se, missä tapahtuma elää eniten ja siksi onkin hyvä, että mukana on tapahtuma-alan ammattilainen huolehtimassa joskus nopeastikin muuttuvista tilanteista. Tuotantovaiheessa muun muassa käydään läpi eri menuvaihtoehtoja, piirretään pohjakuvia, tehdään somistussuunnitelmia ja vaikka mitä muuta hyvin konkreettista. Tämä on se vaihe, johon oikeasti kannattaa varata aikaa, jotta voi tehdä kustannustehokkaita ratkaisuja.
6. Tapahtumaviikko
Tapahtumaviikko on ihan oma vaiheensa. Siinä tehdään viimeiset viimeistelyt tapahtumalle. Tapahtumaviikolla yleensä stressitasot nousevat eikä aina pelkästään negatiivisessa. Pieni stressi innostuneen jännityksen kanssa tuo hyvää draivia tekemiseen. Kaiken keskellä on kuitenkin hyvä pitää pää kylmänä ja muistaa jo ennakkoon hyvin tehty työ tapahtuman eteen. Tapahtumaviikolla hoidetaan tavaroiden noutoja, nimikylttien painamista, pakkailuja asiakkaan toimistolla (mikäli asiakkaalta tulee jotain omia tavaroita, esim. roll upeja) ja muita juoksevia asioita. Tapahtumaviikolla huolehditaan myös mahdollisista kenraaliharjoituksista ja puhujatreeneistä.
7. Tapahtumapäivä
Kauan odotettu tapahtumapäivä on täällä! Asiakkaan tärkein tehtävä on nauttia ja huolehtia vain hänen vastuullaan olevista asioista. Satumaa Events huolehtii kaikesta muusta. Tapahtuma on usein rakennettu joko samana tai edellisenä päivänä. Jos tapahtuma on yksipäiväinen, puretaan tapahtuma myös joko samana tai seuraavana päivänä. Tapahtumapäivä menee usein nopeasti ja jättää jälkeensä hieman tyhjän tunteen. Pitkään on tehty töitä ja hetkessä onkin hujahtanut tuo upea tapahtuma ohi. Tämä on täysin normaalia ja kuuluu tuotantoprosessiin.
8. Jälkituotanto
Tapahtuman jälkituotanto on usein se osio, jota laiminlyödään. Ei saisi, sillä tässä muun muassa mitataan tapahtuman onnistumista ja tavoitteiden toteutumista. Jälkituotantovaiheeseen kuuluvat esimerkiksi palautekyselyt, joista saadaan tärkeää dataa osallistujilta siitä, miten he tapahtuman kokivat. On eri asia katsoa tapahtumaa tekevänä osapuolena kuin olla autuaan tietämättömänä osallistujana. Arvokkain palaute on osallistujan palaute. Tapahtumaa kokonaisuudessaan käydään läpi jälkituotantovaiheessa toteutettavassa palautepalaverissa.
Hyppäätkö meidän kanssa seuraavan tapahtumasi matkalle? Olemme täällä sinua varten, tekemässä tarinoita todeksi. Ota rohkeasti yhteyttä hulluimpien ja keskeneräistempienkin ideoiden kanssa, niin katsotaan niitä yhdessä eteenpäin.
Voit myös varata oheisesta linkistä 15 min etätapaamisen, jossa kartoitetaan yrityksesi tapahtumatarpeita ja miten Satumaa Events voi vastata niihin. Varaa oma aikasi tästä: satumaaevents.fi/ajanvaraus
